Hur man anlitar en virtuell assistent för Shopify

Därför bör en virtuell assistent vara den första ”anställningen” som du som onlineföretagare gör för att få hjälp med de dagliga uppgifterna och processerna som ingår i att driva verksamheten. På det här viset kan du lägga mer tid och kraft på att få företaget att utvecklas.

En virtuell assistent (VA) är som att ha ett extra par händer utan omkostnaderna för att anställa en heltidsanställd. Om du upplever de ”goda problemen” som följer med tillväxt (som stress och mer på din att göra-lista) kan det vara dags att anställa en virtuell assistent för att ta tillbaka några timmar av din arbetsdag.

Tänk på dessa saker när du anställer din första virtuella assistent

• Vad är en virtuell assistent och hur kan en sådan hjälpa till?
• När bör du anställa en virtuell assistent?
• När bör du inte anställa en virtuell assistent?
• Hur mycket kostar en virtuell assistent?
• Var kan du anställa en bra virtuell assistent?
• Hur anställer du din första virtuella assistent?
• Hur delar du upp och hanterar din arbetsdag med en virtuell assistent

Vad är en virtuell assistent och hur kan en sådan hjälpa till?

En virtuell assistent är en effektiv generalist som arbetar på distans för att utföra uppgifter eller processer som delegeras till dem, såsom att svara på e-post, schemalägga innehåll för sociala medier och mata in data, ofta till ett fast timarvode eller en retainer med ett bestämt antal timmar per månad.

En VA, som titeln ibland förkortas till, kan arbeta som digital nomad var som helst i världen, hantera flera kunder och är ofta kompetent inom områden som innehållsskapande, bokföring eller design.

Vad kan du anställa en virtuell assistent för att göra?

Virtuella assistenter tar inte över en hel funktion i din verksamhet, utan äger snarare specifika processer eller uppgifter. Till exempel kommer en virtuell assistent inte att bygga hela din webbplats, men de kan hjälpa dig att hantera delar av din onlinebutik. De kommer förmodligen inte att skriva och hantera allt ditt innehåll, men de kan hjälpa till med research eller uppdateringar av produktsidor. Här är andra funktioner som virtuella assistenter kan hjälpa till med:

• Svara på kunders e-post, kommentarer i sociala medier och telefonsamtal
• Utföra community management-uppgifter som att moderera kommentarer på dina Facebook-annonser eller övervaka Twitter för engagemangsmöjligheter
• Bygga listor för bloggare/influencer-kontakter baserat på specifika kriterier
• Researcha statistik och exempel för kommande innehåll
• Behandla beställningar och returer från kunder (du kan hitta VA:er som har erfarenhet av Shopify specifikt eller coacha dem i hur de ska följa en process)
• Utföra bokföringsuppgifter eller datainmatning från olika källor till ett enda kalkylblad
• Göra säljsamtal när de får ett manus och riktlinjer för hur de ska svara på vanliga frågor
• Schemalägga möten eller boka tider åt dig
• Utföra distansvänliga personliga ärenden som att beställa blommor eller presenter online (vissa virtuella assistenttjänster ger dem möjlighet att göra inköp för din räkning)

När bör du anställa en virtuell assistent?

Även om virtuella assistenter sällan fast anställda erbjuder de ett prisvärt sätt för kontinuerlig hjälp med att driva din verksamhet utan några av de extra kostnaderna för en heltidsanställning. Dessutom är deras konsulttjänster ofta avdragsgilla.

Du kan överväga att anställa en virtuell assistent om:

• Du arbetar i din verksamhet mer än på din verksamhet eftersom du är överbelastad med administrativa uppgifter och du känner att vilken organiserad och kapabel person som helst skulle kunna göra lika bra från en dator.
• Du är villig att spendera 1 000 till 30 000 kronor eller mer per månad för att köpa tillbaka din tid, beroende på timmarna, tidszonen och de färdigheter du behöver från en pålitlig och dedikerad VA.
• Du redan vet vilka specifika återkommande uppgifter och processer du vill lägga ut på entreprenad, exempelvis bokföring eller kundservice om du till exempel är något av en introvert.
• Dina största svagheter är organisation och administration. VA:er är, till yrket, organiserade och effektiva och fungerar som en ”ansvarighetspartner” för många egenföretagare vars styrkor ligger någon annanstans.
• Du känner dig överväldigad av tillväxten i din verksamhet, är en upptagen förälder eller arbetar heltid och bygger din verksamhet vid sidan av.

Eftersom en virtuell assistent är en konsult och inte en heltidsanställd, är det upp till dig hur länge du vill anställa dem. En underskattad fördel med att anställa en VA är möjligheten att delegera vissa icke-affärsrelaterade ärenden också.

Du kan anställa en VA under en särskilt hektisk period i ditt arbets- och privatliv. Här följer några exempel på uppgifter du kan delegera:

• Jämföra priser på möbler för att inreda din nya bostad
• Skapa ett detaljerat kalkylblad för influencer-kontakter, inklusive Instagram-handtag, kontaktinformation, målgruppsstorlek och engagemangsfrekvens
• Genomföra research för ett personlighetsquiz och lägga upp det i ett enda dokument

En virtuell assistent kan ta hand om nödvändigt arbete som du inte tycker om och kan då frigöra mentalt utrymme (och tid) för dig att ta itu med det arbete du tycker om (dvs. affärsstrategi).

När bör du inte anställa en virtuell assistent?

Att ta in en virtuell assistent betyder inte att någon kommer in och tar över driften av din verksamhet så att du kan njuta av fyratimmarsveckor på en strand.

Innan du anställer en VA behöver du förstå de steg som behövs för att utföra uppgiften eller processen du vill lägga ut på entreprenad. Du litar på att de representerar ditt varumärke, pratar med kunder, kanske till och med gör betalningar för din räkning, så du måste kunna lära dem hur.

En virtuell assistents jobb är inte att sätta upp systemen åt dig, utan att utföra saker och ting inom systemen som du har satt upp för dem.

Anställ inte en virtuell assistent om:

• Du inte har förberett tydliga riktlinjer, skyddsräcken och stegvisa instruktioner. Annars kan en virtuell assistent sluta kosta dig mer tid än de sparar dig, eftersom du måste mikrostyra deras arbete.
• Du behöver specialiserat proaktivt stöd. En enskild VA kan ha erfarenhet av olika sammanhang, men inte nödvändigtvis djup erfarenhet av ditt. Om det är vad du letar efter bör du överväga att anställa en specialiserad frilansare istället. (Shopify Experts är till exempel frilansare och byråer som känner Shopify-ekosystemet ut och in.)
• Du inte har tid att investera i utbildning och feedback. En bra VA kommer att kräva mindre tillsyn över tid. Men oavsett hur mycket erfarenhet de har, börjar de ett nytt jobb och kommer att kräva introduktion.
• Du hoppade till outsourcing utan att överväga automatisering först. Som en allmän regel är det så att om processen som du vill lägga ut på entreprenad uttryckas med ”Om denna specifika händelse inträffar, gör då den specifika åtgärden”, är det förmodligen mer kostnadseffektivt att automatisera den med Shopify-appar, Zapier eller andra inbyggda programvaruautomatiseringar och integrationer.

Automatisera innan du lägger ut på entreprenad med Shopify Flow

Shopify Flow låter dig eliminera repetitiva uppgifter genom att automatisera specifika processer i din Shopify-butik. Du kan välja en utlösare inom Shopify eller en kompatibel app, välja en variabel att kontrollera (som ett specifikt nummer eller etikett) och sedan utföra en åtgärd när villkoren är uppfyllda.

Shopify Flow är tillgängligt på Shopify Advanced och Shopify Plus och kan:

• Meddela din leverantör eller specifik personal när lagret är lågt
• Skicka ett handskrivet tackbrev till kunder som gör sin andra beställning
• Lägga till beställningsinformation till ett Google Sheet eller Asana-kort
• Skapa förgreningslogik för att utföra olika arbetsflöden baserat på scenariot

Installera Shopify Flow

Hur mycket kostar en virtuell assistent?

Priserna för virtuella assistenter kan variera från 50 till mer än 500 kronor per timme. De flesta tar betalt per timme. Vissa tar ut en månatlig retainer på 5 000 till 40 000 kronor eller mer för ett bestämt antal timmar. Det finns också virtuella assistenttjänster som tar betalt per uppgift eller projekt.

Ett timarvode är vanligtvis den bästa vägen att börja med i de flesta fall, särskilt för dagliga uppgifter, så att du kan övervaka dina fakturor för att säkerställa att det finns en konsekvent timproduktion.

Om du är en upptagen och etablerad företagare som är villig att betala ett högre pris kan du också anställa en verkställande assistent, som kan fungera som din högra hand och stödja din verksamhet samtidigt som vederbörande tar itu med ett brett spektrum av affärs- och personliga uppgifter för din räkning.

Plattformen du använder för att anställa en virtuell assistent kommer också att påverka hur mycket tid du spenderar på att hantera den relationen, vilket du också bör överväga tillsammans med priset.

Vissa plattformar erbjuder:

• Inbyggda kontrakt och sekretessavtal (NDA:er)
• Säker inloggningsinformation och fildelning
• Tidsspårnings- och rapporteringsfunktioner
• Delegeringsstrategisessioner för att hjälpa dig integrera en virtuell assistent i din verksamhet

Var kan du anställa en bra virtuell assistent?

Även om du kan rekrytera en virtuell assistent på traditionellt sätt genom jobbsidor finns det ingen brist på marknadsplatser för virtuella assistenter, byråer, teknikaktiverade tjänster och oberoende konsulter som kan hjälpa dig hitta någon beroende på ditt pris och dina behov.

Här är några ställen att börja din sökning för att anställa en virtuell assistent.

1. Frilansmarknadsplatser

Frilansmarknadsplatser är en bra utgångspunkt för att hitta en dedikerad virtuell assistent när du har specifika behov i åtanke och inte har något emot att lägga lite extra tid på att introducera dem.

Upwork, Guru, och Fiverr är populära frilansmarknadsplatser för att anställa en virtuell assistent, och om du går den här vägen kan du prioritera din bransch eller specificera väsentliga färdigheter som en del av din sökning.

Många frilansmarknadsplatser inkluderar:

• Ett recensionssystem för att säkerställa kvalitet och transparens
• En chattfunktion för att dela filer och feedback
• Enkel fakturering och globala betalningar
• Ett sekretessavtal inbyggt i deras användarvillkor
• Betalningar via en depositionstjänst, så du bara betalar för det arbete som blir gjort

Prissättning: 30 till 900 kronor (eller mer) per timme.

Uppgifter som täcks: Vad du än behöver göra kan du söka på marknadsplatsen efter oberoende virtuella assistenter som specialiserar sig på din nisch och dina behov.

Bäst för: Företagare med specifik prissättning eller färdigheter i åtanke, som har tid att intervjua, granska och manuellt introducera en virtuell assistent.

2. Time etc

Time etc kopplar samman företag och upptagna yrkesverksamma med en dedikerad virtuell assistent med erfarenhet av många aspekter av att driva en verksamhet.

Företaget erbjuder en gratis provperiod och pengarna tillbaka garanti, så det är ett alternativ med låg risk för att testa vad det innebär att anställa en virtuell assistent för din verksamhet.

Pris: Från 310 dollar (cirka 3 100 kronor) per månad för 10 timmar per månad.

Uppgifter som täcks: Time etc virtuella assistenter kan ta över e-posthantering, webbplatsuppdateringar, datainmatning, hantering av sociala medier, schemaläggning av möten, skrivande av innehåll, hantering av fakturor och utgifter

samt personliga uppgifter.

Bäst för: Företagare som vill ha en hanterad tjänst och förutsägbar prissättning för en prisvärd USA-baserad virtuell assistent som är tillgänglig under arbetsveckan.

3. Wing

Wing är en ”produktifierad” virtuell assistenttjänst. Tjänsten använder teknik för att göra upplevelsen bättre för dig som användare med funktioner som en arbetsflödesbyggare, inloggningsdelning och en projekthanteringstavla.

Du kan lägga till uppgifter i en kö eller bygga arbetsflöden du vill lämna över, och du kan kommunicera med din VA genom deras plattform, telefon, Slack eller sms.

Pris: Från 600 dollar (cirka 6 000 kronor) per månad för 80 timmar per månad.

Uppgifter som täcks: En Wing Virtual Assistant kommer att hantera e-post, webbplatsuppdateringar, datainmatning och hantering av sociala medier samt skicka fakturor och utgifter.

Bäst för: Företagare som vill ha en hanterad tjänst och förutsägbar prissättning för prisvärda VA-tjänster.

4. Fancy Hands

Fancy Hands är en billigare produktifierad tjänst för att delegera uppgifter till virtuella assistenter. Med basplanerna får du inte en dedikerad virtuell assistent utan istället ett bestämt antal ”förfrågningar” som motsvarar 20 minuters arbete vardera, med möjlighet att rulla över oanvända förfrågningar. Du kan också göra en förfrågan om en dedikerad VA mot en högre avgift.

Fancy Hands är en av de billigaste virtuella assistenttjänsterna som kommer med funktioner som möjligheten för VA:er att göra betalningar eller telefonsamtal för din räkning.

Pris: Börjar på 17,99 dollar (cirka 180 kronor) per månad för fem förfrågningar (som rullas över från månad till månad).

Uppgifter som täcks: En Fancy Hands-assistent kan sätta upp möten, förhandla om en telefonräkning, researcha ämnen, utföra datainmatning och göra andra engångsuppgifter (en dedikerad VA krävs för att lämna över processer).

Bäst för: Delegera personliga uppgifter och utföra ärenden.

Hur anställer du din första virtuella assistent?

Alla virtuella assistenter är unika. Precis som alla andra anställda måste du granska dem och det börjar med att beskriva dina behov i en arbetsbeskrivning.

Men innan du skriver det, se till att du har förberett rätt introduktionsresurser.

1. Dokumentera din process innan du lägger ut den på entreprenad

Att arbeta med en VA är inte så enkelt som att förklara vad du vill över telefon och hoppas att de gör det rätt. Du kan säkerställa färre fel, och att jobbet blir gjort på det sätt du vill, om du dokumenterar hela processen och skapar riktlinjer för dem att följa.

Om det handlar om en grundläggande rutin som att hantera aspekter av din butik finns det många effektiva metoder för att dokumentera processen:

• Använd Loom för att spela in din skärm och varje klick du gör medan du gör det själv.
• Visualisera ditt arbetsflöde i Miro, inklusive vad du ska göra eller säga i olika förgreningsscenarier.
• Skapa ett litet resursnav eller checklista i Notion eller Google Drive.

Detta gör det inte bara lättare att introducera någon till dina processer, det får dig också att tänka igenom varje steg du behöver kommunicera till din virtuella assistent.

För kundservice, hantering av sociala medier och andra uppgifter där din VA kommer att hantera kunder, partners eller leverantörer direkt kan du gå igenom dina tidigare svar och skapa manus eller ”konserverade svar” för varje scenario. Överväg fall som när en kund frågar om statusen på en beställning eller vill ha en återbetalning.

Kom ihåg: Ditt mål med outsourcing är att skapa mindre arbete för dig själv, inte mer.

Nicole Martins Ferreira är en serieföretagare som har drivit flera Shopify-butiker och arbetar med virtuella assistenter. Hon menar att ”Utbildning bör gå bortom ett enkelt dokument du skapar med riktlinjer att följa. Oftare än inte behöver virtuella assistenter allt sammanhang du kan ge för att lyckas med sin tillsyn – så att de kan leverera en tjänst till dina kunder som leder till en positiv upplevelse med ditt varumärke.”

2. Skriv en arbetsbeskrivning för att attrahera rätt virtuell assistent

För att hitta rätt virtuell assistent måste du skriva en arbetsbeskrivning som kan attrahera någon med de färdigheter och egenskaper du behöver. Detta är ett filter för att hitta rätt person och det är en hjälpsam övning för att få ner dina behov på papper.

Se till att inkludera:

• Omfattningen av din verksamhet (t.ex. hur många försäljningar/supportärenden du vanligtvis får)
• Tidigare erfarenheter som kommer att göra dem framgångsrika
• Språkkrav (t.ex. ”Utmärkt talad/skriven engelska” om de kommer att kommunicera med kunder i engelskspråkiga länder)
• En specifik lista över de uppgifter de kommer att utföra för dig
• Nödvändiga och önskvärda färdigheter
• Resurser du kommer att tillhandahålla (t.ex. kundservicemanus)
• Relevanta nyckelord som potentiella kandidater kan söka efter, såsom ”hantering av sociala medier”

Det är viktigt att överväga de verktyg och plattformar du använder genom hela processen, eftersom det är mycket lättare att hitta en VA med erfarenhet av att använda vissa appar (t.ex. Zendesk, Hootsuite, Facebook) än det är att lära någon från grunden.

Du kan använda exemplet på arbetsbeskrivning för virtuell assistent nedan och anpassa det för dina syften.

Arbetsbeskrivning för virtuell assistent [mall]

Anställer en Shopify-virtuell assistent för butikshantering och kundsupport.

Vi driver en klädverksamhet som hanterar mer än 200 beställningar och fler än 20 kundsupportförfrågningar per vecka.

Vi vill anställa en virtuell assistent med starka kundservicefärdigheter för att hjälpa till att svara på ärenden på Zendesk och meddelanden på Facebook. Vi kommer att tillhandahålla manus och svar på de vanligaste frågorna vi får. Du kan också behöva logga in på vår Shopify-butik och slå upp beställningar, göra ändringar i beställningar eller ge återbetalningar.

Helst har du erfarenhet av e-handel, Zendesk och Shopify. Erfarenhet av hantering av sociala medier är också en tillgång.

Arbetsuppgifter inkluderar:

• Övervaka meddelanden på Facebook, svara på frågor
• Svara på och lösa supportärenden i Zendesk
• Lösa kundproblem såsom en ändring i deras beställning
• Lösa kundförfrågningar såsom statusen på deras beställning, hur lång tid innan deras försändelse anländer, etc.
• Slå upp och redigera beställningar i Shopify vid behov
• Moderera kommentarer på Facebook-inlägg

Egenskaper som kommer att göra dig framgångsrik:

• Utmärkt talad/skriven engelska
• Professionell och medkännande kundservice
• Problemlösningsförmåga
• E-handelserfarenhet
• Intresse för klädbranschen är meriterande

Andra färdigheter: Shopify, Zendesk, Facebook, telefonsupport, e-postsupport

3. Anställ och introducera din virtuella assistent

Även om du kan publicera din öppna virtuella assistentroll på en traditionell jobbanslagstavla, forum eller socialt nätverk bör du överväga fördelarna du får från att använda en plattform som är utformad specifikt för att anställa dessa typer av konsulter.

Börja alltså gärna din sökning med frilansmarknadsplatserna och virtuella assistenttjänsteleverantörerna som nämns ovan.

Intervjua eventuella kandidater över Zoom eller Google Hangouts, särskilt om du hittade dem genom en marknadsplats. Leta efter referenser från tidigare kunder och andra tecken som vittnar om deras tidigare prestation som virtuell assistent.

Lägg in din VA i din verksamhet så att du kan lära dig var de utmärker sig och de kan förstå din verksamhet. Saker kan gå fel om du litar på virtuella assistenter med för mycket för snabbt.

”Det största misstaget jag gjorde när jag arbetade med en virtuell assistent för kundsupport var att lita på att de skulle publicera passande innehåll på våra sociala mediekonton, utan mitt specifika godkännande”, säger Ferreira.

”I ett inlägg publicerade den virtuella assistenten en stötande meme som skulle ha avvisats omedelbart om jag hade fortsatt att övervaka personens arbete. Även om du kanske vill ge människor autonomi så att du kan fokusera på andra prioriteringar bör du antingen agera som slutgodkännare eller se till att det sammanhang du ger går bortom uppgiften och in i nyanser, som hur din målgrupp tänker, och inkludering för din nisch.”

4. Skydda din information och dina konton

När du har anställt din virtuella assistent, etablerat kommunikationskanaler och utbildat och satt upp dem för framgång måste du också se till att du ger begränsad åtkomst till din butik, sociala konton eller vad assistenten kommer behöva använda för att utföra sitt jobb.

Om du inte använder en virtuell assistenttjänst utformad för säker inloggningsdelning kan du använda en lösenordshanterare som Last Pass. Gratisplanen låter dig dela varje lösenord med en annan användare (det vill säga din virtuella assistent).

I din Shopify-butik kan du också lägga till din virtuella assistent som ett personalkonto med specifika behörigheter baserat på de uppgifter de behöver utföra.

De flesta av de verktyg du redan använder erbjuder förmodligen begränsad behörighetsåtkomst för att samarbeta med andra:

• Facebooks Page Manager låter dig tilldela specifika roller så att virtuella assistenter kan kurera och publicera innehåll.
• Kundserviceverktyg låter dig lägga till nya användare med behörighet att svara på supportärenden.
• Ett PayPal-företagskonto låter dig specificera användarbehörigheter så att virtuella assistenter kan göra betalningar utan att tillhandahålla ett kreditkort.
• Gmail har en e-postdelegationsfunktion så att din VA kan se och svara på e-post för din räkning eller under din e-postadress.

Eftersom virtuella assistenter arbetar med flera kunder, ibland med konkurrenter i samma nisch, är det klokt att låta dem att skriva under ett sekretessavtal.

Du vill ju förhindra att företagshemligheter läcks. Många frilansmarknadsplatser och virtuella assistenttjänster täcker detta, men dubbelkolla innan du ger din VA någon känslig information.

5. Övervaka deras prestation och utveckla deras roll över tid

Det är svårt att bedöma i vilken takt din virtuella assistent bör arbeta, eller hur mycket arbete de bör få gjort per timme. Det är då tidsspårning kommer in.

Många VA:er har system som hjälper dem att spåra tid och rapportera det på dina fakturor, men det finns också tidsspårningsverktyg som Toggl du kan utforska.

Även om du vill att din VA ska fungera utan mycket tillsyn så behöver du kolla in med dem regelbundet för att se om det finns sätt du kan effektivisera processen eller förbättra deras arbetsflöden.

Du kanske till och med upptäcker att din virtuella assistent hittar ett bättre sätt att göra uppgiften än det sätt du föreskrev, eller att de har blivit så bekanta med din verksamhet att de börjar erbjuda förslag som en heltidsanställd skulle kunna göra.

När din virtuella assistent är bekväm med sina uppgifter kan du överväga att utöka rollen och lägga ut fler processer på entreprenad, eller anställa ytterligare en VA för att hantera andra aspekter av din verksamhet.

Hur delar du upp och hanterar din arbetsdag med en virtuell assistent?

Målet med entreprenörskap brukar inte vara att äga en verksamhet, utan att kunna lämna delar av den i kapabla händer, så att din verksamhet kan drivas utan din fulla uppmärksamhet.

Outsourcing kan kännas onaturligt för företagare som gillar kontroll. Men det är nyckeln till att uppnå balans mellan arbete och privatliv. Att göra det är ännu svårare när du gör allt på egen hand.

Att anställa en virtuell assistent låter dig fokusera på det som är viktigast – att utveckla din verksamhet, spendera tid med din familj eller bara ge dig själv stunder att hämta andan.